上海專業(yè)策劃年會公司 人員配置關(guān)于客房
客房部經(jīng)理應(yīng)該了解的情況包括：客人們何時到達飯店？他們是否需要掃描信用卡？客人中是否包括主辦方愿為其承擔一切費用的貴賓？除房間迷你吧鑰匙以及快速結(jié)賬申請表格之外，客房的兩把鑰匙是否也需分開交給客人？客人是否會要求客房升級，或在住宿方面有特殊要求?如提供殘疾人士專用房間 (為殘疾人或有不便走動的心臟病患者準備的客房，位于電梯旁邊)、上網(wǎng)電腦或傳真機？貴賓客房有何要求？這一點對于亞洲客戶可能比較重要。在亞洲，總統(tǒng)套房通常設(shè)在飯店頂層，同一樓層中不設(shè)工作人員房間或其他貴賓房間?？腿耸欠駮诜块g擺放兩張或一張雙人床？親友是否會同住一間房？會不會有客人們提出住在相鄰或相近的房間？是否有客人希望提前登記入住或推遲結(jié)賬？ 是否需要設(shè)立多個臨時登記處也是一個值得考慮的問題。
客房部也應(yīng)該知道客人的抵達時間，以便安排充足人手來快速收拾房間。 他們也應(yīng)該知道你是否會使用一些房間作為集體更衣室，那樣的話，他們就可以提前準備額外的毛巾和洗浴用品。他們還要保證安排一個服務(wù)員檢查和更新客房的物品配備。你可以向負責(zé)客房迷你吧的服務(wù)員提出飲料方面的特殊要求，如在冰箱中只放人可樂或果汁。只要你提前通知，這一點是可以安排的。所有這些項目都包括在任務(wù)工作單和你列出并交給飯店的抵達及出發(fā)客人名單中，但如果你為每部分工作指定一名負責(zé)人，在籌備會議上，你就可以和他們一起來檢查所有事項，這樣能保證有關(guān)信息傳達下去，你也能聽到他們對于你的日常安排的意見。在客人抵達當日，你要確保手下有足夠人手，以便查看客房，特別是貴賓客房和有特殊要求的房間。
我曾兩次在五星級飯店查到過完全未做入住準備的客房，一次在加利福尼亞，另一次在加勒比。在加利福尼亞的那次，那個房間顯然很久無人使用甚至長時間沒有清掃。那是一間配有電腦的貴賓客房，也是飯店當時唯一一間高級別的客房。一隊人馬趕來將這個房間收拾利落，進行了清掃、噴灑了香水，家具是從別的房間里搬來的。當客人到來時，房間已經(jīng)準備好了，絕對無可挑剔。假如我們之前沒有進行檢查，迎接客人的就將是一個蛛網(wǎng)密布、空空蕩蕩的房間。
關(guān)注細節(jié)的理念不僅適用于會議、展覽會、獎勵會議，而且對籌款活動、婚禮慶典以及其他特殊活動同樣重要。有人說過這樣一句話，細節(jié)決定成敗，這絕對不假。有效溝通是其中的關(guān)鍵。信息的共享極其重要，它的關(guān)鍵是不斷地發(fā)現(xiàn)你所不知道的東西，訣竅則是永遠不要主觀臆斷。
—定要讓所有人都意識到并明確知道你希望達到什么目標，如何達到目標以及在何時何地為何達到這一目標。只有這樣，你才能成功舉辦一次讓所有人滿意的、不出任何紕漏的活動。
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