會議活動掌握策劃七步驟輕松做活動策劃方案
2013-01-12 07:34:47
活動方案主要由七部分構(gòu)成：總活動方案、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、工作安排表、活動具體流程表、活動效果評估、其他附件、活動應(yīng)急方案等。
一份完整的活動方案必須包括這些要件，一些簡單的活動可將活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、活動具體流程表、其他附件等要素合并在總活動方案中，活動策劃，工作安排表可另行制作，其他項可以不做。但有些活動比較復(fù)雜，由多個活動組成，需要由多個方案組成。如：某公司舉辦廠慶活動，活動包括晚宴和晚會，那么這個廠慶活動的總方案又包括晚宴方案和晚會方案，這兩個方案又要分別做活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算、工作安排表、活動具體流程表及其各自的附件、應(yīng)急方案等。
總活動方案
總活動方案要求簡潔明了，內(nèi)容不宜過多，但要全面。
總活動方案一般包括：活動主題、活動目的或意義、活動時間、活動地點(diǎn)、活動對象、活動組委會、活動流程安排、工作人員安排、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算、相關(guān)附件、應(yīng)急方案等。具體的方案項目設(shè)定由具體的活動決定。
活動流程安排、工作人員安排兩項只須列出標(biāo)題即可，在備注中標(biāo)明：詳見附件**即可。
活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算只須將大的項目列出并計算出總和即可，并標(biāo)明詳見附件。
附件項目中一定要將總活動方案以外的所有涉及活動的方案、表格等全部列出。
活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算表
此項中要將活動經(jīng)費(fèi)的去向一一詳細(xì)列出，并統(tǒng)計總預(yù)算。
在經(jīng)費(fèi)預(yù)算中必須添加“不可預(yù)計花費(fèi)”項，此項費(fèi)用預(yù)算遵循三個原則。一是湊整原則，二是5%—10%的原則，三是具體活動指導(dǎo)原則。湊整原則是說不可預(yù)計花費(fèi)和其他所有預(yù)算加起來盡量是個整數(shù);5%—10%的原則是說不可預(yù)計花費(fèi)占其他所有預(yù)算總和的5%—10%;具體活動指導(dǎo)原則是說根據(jù)具體的活動確定此項費(fèi)用。
此外還要注意，費(fèi)用預(yù)算盡量多一些，否則超出預(yù)算會有很多麻煩。無論在什么樣的企業(yè)里。
工作安排表
任何活動必須成立活動組委會，并進(jìn)行分工，分工要盡可能的細(xì)。
做出分工明細(xì)表，上面明確標(biāo)出每項任務(wù)落實(shí)的具體人和完成的具體時間，這點(diǎn)非常重要。
工作安排表包括前期準(zhǔn)備工作的安排和活動當(dāng)天的工作安排，前期的工作安排可具體到某一天，活動當(dāng)天的安排必須具體到分鐘。
活動具體流程表
是指活動當(dāng)天的流程，具體流程一旦確定非人為不可抗拒原因及重大事件不得隨意修改。
活動效果評估
活動效果評估一般以調(diào)查員工的滿意度為主，問卷的形式較多。
這一項很多公司都沒有明確的要求，或者有些活動很難去評估，即使做了也是走走形式。具體根據(jù)公司的要求而定。
活動應(yīng)急方案
活動總方案一般在活動前30—60天制定，因而無法確定一兩個月后的一些具體事情，所有應(yīng)急方案是必不可少的。
應(yīng)急方案主要是針對活動當(dāng)天可能出項的影響活動進(jìn)程的情況做出相應(yīng)的對策，此方案包括的要件與主方案大致相同，不再細(xì)說。
