活動策劃看活動策劃專家的完全策劃執(zhí)行手冊
2013-01-11 22:55:34
一、“活動沒有‘彩排’，只有‘現(xiàn)場直播’。
活動開始之前，你及你的活動小組可以花一周，一個月或者是三個月的時間進行活動的前期準備工作。一旦活動開始便無法停止或重演，活動可能按你所想象的一樣如期順利進行，也有可能因為你未考慮的因素而出現(xiàn)意外，導致活動無法繼續(xù)、活動結(jié)果不如人意或是徹底失敗。后者是所有人都不愿看到的結(jié)果，但卻因我們這樣那樣的疏忽、不周全的考慮、失誤及僥幸心理而時時在我們周圍發(fā)生著。
二、魔力來源于細節(jié)。
“細節(jié)決定成敗”完全可以成為一名活動策劃者的座右銘。
1、動手。把你想到的有關活動的內(nèi)容信息都寫下來，包括已經(jīng)確定的、需要再討論的不確定因素等一切信息。隨著活動準備的進行，隨時更新你的記錄，它將有助于你掌控整個活動準備的進度，使之按你的想法有條不紊地進行，那些不確定的因素、環(huán)節(jié)也將按計劃一步步得以落實、確定。
2、動腦。
在活動準備的各個階段，你需要像放幻燈片一樣反復地、一遍又一遍地想象活動整個流程及各個環(huán)節(jié)，有哪些細節(jié)沒有考慮周全，哪些因素存在隱患，哪些地方可以做得更細更完善，考慮整個活動所有能考慮的細枝末節(jié)，確保在活動開始前排除所有可能威脅到活動順利進行的不安全隱患。
3、謹記墨菲法則。
可能會出錯的事情一定會出錯。
三、活動策劃五步曲。
1、初步策劃及費用預算
1)首先決定是否有必要舉辦該活動，該活動是否有價值。
2)決定活動規(guī)模?；顒右?guī)模取決于：活動目的和資金。
活動目的：確定活動希望達到的目的，因為活動目的決定了你下一步如何制定活動計劃。
活動資金：考慮兩點A、是否有足夠的資金舉辦此活動 B、能預備多少資金舉辦此活動。
4)制作活動成本表，列出費用預算及支付計劃。
2、活動時間
1)制定關鍵任務時間表(活動準備完成時間)
2)原則：確定活動時間，向前排出每天應當做的事，活動策劃，確保在方案實施前一天將所有事情完全定下來，留足時間檢查關鍵時刻的各種細節(jié)。
3)確保每一個工作人員在活動開始前處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
4)確保每一個重要截止時間成為你關鍵任務時間表上的一部分。注意來賓人數(shù)變更時間和活動在取消而不造成損失的最后日期。
5)工作表
A、作用在于確認什么人做什么事，可比作一本工作流程手冊，包含活動的所有信息，以便降低出錯可能，減少因疏漏導致的意外。
B、安排專門人員負責準備該工作表，負責控制填入的信息。
C、工作單開頭是一份“通訊錄”，記錄活動委員會成員的姓名、職務、電話號碼甚至家庭電話。
D、將工作單提供給供應商和主要工作人員，并及時更新。
6)活動的時間安排：一年中的某一月，一星期中的某一天，一天中的某個時間。
A、考慮參會人員是否需要換裝參會，時間是否充裕;
B、考慮參會人員從何處趕來，該時段的交通情況如何，能否按時趕到活動現(xiàn)場;
C、工作人員是否留有充足的時間在第一個客人到場前至少半小時趕到會場完成吃飯、停車、換裝等個人準備;
D、會議開始前這個時段的停車位是否充足;
E、活動會持續(xù)多長時間，是否對參會人員次日的工作、生活造成影響，以至參會人員無法全心投入活動中。
